Avez-vous déjà vécu un séminaire d’entreprise interminable et mal organisé ? Démarrer à 7h30 tapantes, subir un agenda rempli de présentations longues qui s’enchaînent, ne pas avoir l’occasion d’échanger avec les collègues que vous appréciez et que vous ne voyez qu’une fois par an… Nous avons ce qu’il vous faut pour éviter ça !
Imaginez-vous que votre supérieur vous lance ce défi : « Sam, j’ai une mission pour toi : on va organiser un voyage pour une partie de l’entreprise, environ 60 personnes. Faut que ça aille vite donc dans 2 mois, sur 3 jours maximum, dans un lieu facile d’accès pour tous. Regarde ce que tu trouves et fais-moi une proposition globale avec programme inclus, d’ici une semaine ».
Le projet est stimulant, vous ne trouvez-pas ? Vous vous voyez déjà dans un cadre idéal, avec des activités marquantes… Et vous imaginez toutes ces interactions réussies, qui pourraient générer tant de retours positifs après l’événement !
Ok mais vous venez de réaliser qu’ils ont dit que ça aurait lieu dans 2 mois : c’est presque demain, il faut s’y mettre maintenant !
Pas de panique, avant de vous lancer dans ce projet, prenez le temps de poser les éléments suivants, même si l’échéance qu’on vous a donné est courte.
Mariages, séminaires, foires commerciales, conférences… Tous ont en commun d’être des événements, mais chacun a ses spécificités.
Et si on regardait de plus près leur objectif, pour mieux appréhender celui que l’on vous confie? Parmi les plus fréquents :
Rassemble des invités privilégiés pour célébrer une occasion, dans un cadre festif et chaleureux.
Rassemble des particuliers qui ont un loisir en commun et se retrouvent pour le célébrer ensemble.
Est un lieu de rencontres à des fins commerciales.
Réunit une communauté à intérêt commun, qui va traiter d’un sujet spécifique.
Accessible sur invitation, il a pour but de présenter des produits, services ou collections d’un artiste ou d’une société.
On réunit des collaborateurs pour leur diffuser un message, les motiver et/ou les faire décompresser dans un cadre convivial. L’objectif est de créer du lien entre eux et améliorer la productivité de l’entreprise.
L’événement d’entreprise se distingue des autres par son enjeu : avoir des conséquences sur le long terme, auprès de personnes qui sont amenées à travailler ensemble et se côtoyer régulièrement.
« Il y a plus d’idées dans deux têtes que dans une ». Jacques Chirac
Concrètement, cela revient à constituer sa liste d’invités, en fonction :
Ce premier travail permet une recherche efficace dès le début.
Quel que soit le type d’événement, on peut le rendre marquant en travaillant sa thématique et ses déclinaisons, que ce soit dans le programme, la décoration, les activités, le menu…
Que ce soit pour des raisons de loisir, commerciales ou professionnelles, on aura toujours un regard après l’échéance pour mesurer le succès de l’événement.
Pour essayer d’avoir l’évaluation la plus objective possible, il est recommandé de définir des indicateurs précis en amont. Par exemple, assurer un taux de présence de 90% dans le cadre d’un congrès, faire danser toutes les catégories d’invités à un mariage, limiter son turnover à 5% dans les 6 mois suivants un séminaire d’entreprise…
Étape cruciale, la construction du budget va avoir un impact sur toutes les suivantes que l’on va citer.
Elle intervient après la définition de la cible et de la thématique ; néanmoins on peut être amené à revenir sur ces deux points et à les ajuster après avoir établi son budget global.
Par exemple, vous pouvez décider d’une enveloppe globale maximale, et vous apercevoir que ramené au nombre de personnes que vous souhaitiez inviter initialement, cela n’est pas réaliste, de sorte que vous deviez réduire la liste des participants.
Pensez à prévoir une marge pour les imprévus car croyez-en notre expérience, il en existe toujours.
Selon le type d’événement et la cible, certaines dates sont plus propices que d’autres.
Par exemple, dans l’idéal il vaut mieux éviter un mariage en plein mois d’août, car cela peut être contraignant pour vos invités, qui devront faire probablement des concessions sur leurs lieux et dates de vacances.
De même, si possible il vaut mieux privilégier un séminaire d’entreprise en milieu de semaine pour limiter les interruptions dans les projets en cours, et ne pas contraindre les agendas personnels de vos collaborateurs autour de leur weekend.
Gérer un groupe, ce n’est pas comme recevoir 4 personnes et se laisser porter selon les envies et l’ambiance.
Si vous voulez créer de la cohésion entre les participants et avoir une dynamique collective, il faut bâtir un programme bien rythmé, en fonction évidemment du budget préalablement défini.
Pour cela, pensez à varier les activités et les sous-groupes, tout en laissant des temps pour que les participants profitent de l’instant et échangent librement, sans se sentir par un agenda trop ambitieux (voir notre exemple concret de programme efficace de séminaire).
Un événement réussi, c’est un événement anticipé : prévoyez un maximum, notez tout et faites des points réguliers.
Un événement bien mené, c’est une organisation bien cloisonnée. Aussi, pour garder le cap et vous assurer de ne rien oublier, l’idéal est de créer un rétroplanning.
Vous pouvez y noter :
De façon plus concrète, il va vous falloir trouver un lieu adapté à votre événement : localisation et caractéristiques adaptées, notamment si les participants doivent être logés sur place ou à proximité.
De même, il est nécessaire de choisir une offre de restauration, d’animation, de décoration… et sélectionner parmi les différents prestataires que vous trouverez.
Tout cela doit être coordonné avant mais aussi pendant l’événement. Aussi, vous devez déterminer qui sera le chef d’orchestre général, notamment le jour J : vous même ou une agence événementielle, afin que vous puissiez profiter aussi de la manifestation ?
Mais comme on l’expliquait ci-dessus, un événement d’entreprise n’est pas une manifestation comme une autre. En effet, l’idée n’est pas uniquement d’en mettre plein la vue aux participants et de leur faire passer un bon moment : d’autres enjeux à moyen et à long terme sont à prendre en considération.
Motiver, informer, souder, inspirer… les raisons pour organiser un événement interne d’entreprise sont nombreuses. En fonction, vous saurez par exemple si c’est plutôt un séminaire de 3 jours ou une journée d’étude qui sera adapté.
Nous vous conseillons d’être bien clair sur le motif que vous choisissez, et de ne pas vous lancer sans but précis et défini, en ayant seulement en tête de réunir vos collaborateurs.
Il est normal que certains collaborateurs, par timidité ou contraintes personnelles, soient hésitants à participer.
Vous souhaitez susciter l’envie sans les contraindre à y assister ? Vous pouvez les rassurer et créer un environnement inclusif, en les incluant dès le début et en prenant en compte leurs besoins.
Aussi, nous vous conseillons de prendre en compte les spécificités de vos équipes : par exemple, demandez-leur s’ils ont des allergies et des préférences alimentaires, s’ils ont des contre-indications pour certaines activités, ou encore s’ils ont des centres d’intérêts qu’ils souhaitent vous communiquer (qui sait, cela pourrait même vous inspirer !).
On le sait, la communication interne est devenue un sujet complexe à enjeux forts pour les organisations, tout secteur et toute taille confondus. Le rapport au travail a effectivement profondément changé depuis la crise sanitaire. Par ailleurs, la génération Z, avec ses attentes spécifiques en matière d’environnement de travail, exige des approches innovantes et exigeantes.
L’événementiel d’entreprise est un outil puissant au service de la communication interne. Utilisez ce levier pour impliquer et fidéliser vos talents, et faites-en un élément principal de votre culture d’entreprise. Par exemple, instaurez une fréquence régulière dans vos séminaires d’entreprise (annuels ou biannuels).
Construisez les programmes et les thématiques de vos événements autour de vos valeurs, pour les rendre authentiques et marquants.
Soignez leur communication, de l’envoi du « Save the date » jusqu’au questionnaire de satisfaction, en passant bien évidemment par celle qui sera diffusée de façon formelle et informelle le jour J.
Enfin, après l’échéance, vous pouvez communiquer sur son succès à l’externe : ainsi, vous travaillez aussi votre marque employeur pour attirer de nouveaux talents et donner une fierté d’appartenance à ceux qui collaborent déjà chez vous.
Pour plus d’informations, lisez notre article dédié à la culture d’entreprise.
Vous avez maintenant les clés pour mener à bien le défi qu’on vous a confié. Mais maintenant, il faut passer à la réalisation !
Quand vous vous lancez dans les recherches pour la planification concrète :
C’est normal, organiser un événement pour un groupe est un challenge, qui demande beaucoup de disponibilité.
C’est pourquoi nous vous proposons de prendre en charge l’ensemble de la planification et de la coordination. Pendant ce temps, vous pourrez vous concentrer sur les messages que vous souhaitez délivrer, et profiter pleinement du jour J, au même titre que les autres participants.
Pourquoi nous? Parce que chez We Fizz, nous avons une approche globale : nous traitons tant de la forme que du fond, puisque nous combinons une expertise événementielle et une expertise de gestion des ressources humaines.
👉 Parlez-nous de votre projet et rendons-le mémorable!
Prenons 15 minutes pour échanger sur votre culture d’entreprise et voir comment We Fizz peut vous accompagner!
Rassemblez et inspirez vos équipes
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