Avez-vous déjà vécu un séminaire d’entreprise interminable et mal organisé ? Démarrer à 7h30 tapantes, subir un agenda rempli de présentations longues qui s’enchaînent, ne pas avoir l’occasion d’échanger avec les collègues que vous appréciez et que vous ne voyez qu’une fois par an… Nous avons ce qu’il vous faut pour éviter ça !
Avez-vous déjà vécu un séminaire d’entreprise interminable et mal organisé ? Démarrer à 7h30 tapantes, subir un agenda rempli de présentations longues qui s’enchaînent, ne pas avoir l’occasion d’échanger avec les collègues que vous appréciez et que vous ne voyez qu’une fois par an… Nous avons ce qu’il vous faut pour éviter ça !
Chaque séminaire d’entreprise est propre à son organisateur. Il dépend :
De l’objectif : former les équipes, partager des informations, renforcer la cohésion…
De la durée : à ajuster selon le but visé, la continuité de l’activité et les contraintes budgétaires ;
Du lieu : en France ou à l’étranger, en bord de mer, à la montagne, à la campagne… ce choix influence notamment les moments de détente ;
De la population : générations, mixité, typologie des métiers… ;
Du contexte : performances remarquables, lancement d’un nouveau département… ;
Du budget : l’élément déterminant qui vous permettra (ou non) de concrétiser vos ambitions.
Aussi, il est impossible de créer un programme type à reproduire à la lettre, car il devra nécessairement être décliné selon ces éléments.
Pour autant, construire un agenda approprié est l’une des clés de réussite lorsque l’on organise un événement (voir notre article Comment organiser avec succès un événement d’entreprise).
Partons de l’hypothèse suivante : un cabinet de conseil nous confie l’organisation de son séminaire annuel. Il souhaite faire le bilan de l’année passée et des projets de l’année à venir, mais surtout renforcer le sentiment d’appartenance et les liens entre les consultants, qui travaillent souvent à distance chez différents clients.
Afin de ne pas impacter outre mesure l’activité et la facturation des consultants, le séminaire se tiendra sur 2 jours, dans un hôtel proche de Lyon, pour que les 150 collaborateurs qui sont répartis dans les bureaux parisiens, lillois et marseillais puissent y accéder facilement. Il aura lieu au mois de février, pour donner une échéance agréable au milieu de l’hiver.
10h00 – 11h30 : Accueil autour d’un café et d’une collation, dépôt des bagages, remise des cadeaux de bienvenue
💡 Nos conseils : Constituez une équipe en charge de l’organisation en interne, ou a minima une à deux personnes de référence si vous faîtes appel à une agence événementielle qui sera sur place pendant l’événement.
Cette équipe, qui doit être facilement identifiable, accueillera les participants et leur expliquera qu’elle est en charge des aspects logistiques du séminaire.
11h30 – 13h00 : Session plénière – Bilan et objectifs
1. Ouverture : 10 minutes
💡 Nos conseils : Faîtes une ouverture en fanfare : mettez de la musique, ou prévoyez une vidéo. L’idée est de « chauffer » la salle avec une animation, pour captiver votre audience et marquer les esprits (l’introduction n’est-il pas le moment où on a le plus l’attention de son public ?).
2. Discours de bienvenue : 20 minutes
Explication du programme, des détails logistiques et présentation de l’équipe référente en charge de l’organisation du séminaire.
3. Présentation des résultats, de l’actualité générale de l’entreprise, de la stratégie et des projets à venir : 60 min
💡 Nos conseils : Essayez d’être en interaction avec l’auditoire, par exemple à travers un quizz sur une application, des invitations à participer, des notes d’humour. Pensez également à varier les supports : discours, présentation, vidéo…
13h00 – 14h30 : Déjeuner
Déjeuner sous forme de buffet.
💡 Nos conseils : le déjeuner doit être un réel moment de pause. Aussi, nous vous recommandons de laisser un placement libre, et de permettre aux personnes qui se connaissent déjà ou ayant des affinités de se retrouver. Vous encouragerez les connexions de lien entre collaborateurs qui se connaissent moins à des moments ultérieurs.
14h30 – 16h00 : Ateliers de travail en sous commissions
Ateliers de workshop par petites équipes sur les défis qui attendent le cabinet. Objectifs :
– Obtenir de nouvelles idées ou analyses
– Faire travailler des personnes qui ne sont pas en mission chez les mêmes clients
💡 Nos conseils : Faites participer l’équipe dirigeante et répartissez les dans les différents groupes. Demandez-leur de ne pas prendre le lead mais de jouer le rôle d’un participant au même titre que les autres.
16h00 – 16h30 : Pause-café
16h30 – 17h30 : Restitution des workshops
Restitution synthétique faite par un représentant de chaque groupe.
💡 Nos conseils : De préférence, demandez aux directeurs de ne pas prendre ce rôle.
17h30 – 19h30 : Récupération des clés des chambres, installation, temps libre
💡 Nos conseils : Laissez suffisamment de temps pour que chacun puisse s’installer et se rafraîchir et changer de tenue pour la soirée, notamment si les chambres sont partagées par plusieurs participants. Cela permettra également de gérer les situations imprévues, qui peuvent toujours arriver : un bagage égaré, un problème technique dans la chambre…
19h30 – 20h30 : Cocktail
Accueil par le staff organisateur et les dirigeants pendant 15 minutes, puis tour des groupes qui se sont naturellement constitués.
💡 Nos conseils : C’est un moment de convivialité, nous vous recommandons de leur laisser assez de temps pour échanger avec plusieurs personnes. En effet, 55% des salariés estiment que l’apéritif est leur moment préféré durant un séminaire d’entreprise ! (Source : L’observatoire du séminaire d’entreprise, édition 2024, par Homanie)
20h30 – 22h30 : Dîner de gala
Dîner placé haut de gamme, avec remise de prix entre les mets.
💡 Nos conseils : l’animation entre les plats peut également être par exemple un quizz musical animé par un professionnel,
ou la restitution d’un challenge par équipe qui avait été envoyé en amont du séminaire.
Préparez les plans de table avant l’événement : pensez à mélanger les fonctions, les localisations et/ou nationalités,
à répartir au mieux selon les tranches d’âge et les genres. Cela permettra d’assurer un équilibre entre elles, et de bien
intégrer les nouveaux entrants.
22h30 – 1h00 : Soirée dansante
Piste de danse avec DJ et bar à cocktail.
💡 Nos conseils : Généralement, un séminaire réussi inclut aussi une soirée ! C’est le moment où on lâche prise, ou on se parle de façon plus informelle, on brise la glace pour nouer des liens plus forts et mieux travailler au quotidien ensemble. Donnez envie de rester sans forcer vos collaborateurs, et essayer de tous les inclure. Par exemple, vous pouvez demander en amont au DJ une playlist qui couvrira toutes les générations de vos participants.
09h00 – 11h00 : Team building
Murder party animée par des comédiens professionnels : un meurtre a été commis dans un asile psychiatrique. Le tueur se trouve probablement parmi les patients internés, qui exceptionnellement ont eu la permission de sortir afin que les enquêteurs puissent les interroger et trouver l’auteur du crime.
Des petits groupes devront résoudre cette enquête qui leur est confié. Objectifs : développer ses capacités d’analyse et son intuition, tout en s’amusant.
💡 Nos conseils : Selon le lieu, les infrastructures et la période de l’année, cela pourrait aussi être par exemple :
– Un atelier artistique pour favoriser la prise de parole en public : théâtre, chant ou cours sur la portée de la voix…
– Un atelier de loisir pour développer la créativité : dessin, construction d’un objet, conception d’une vidéo…
– Un parcours sportif ou une chasse au trésor culturelle pour renforcer l’esprit d’équipe
Quelle que soit l’activité choisie, nous vous recommandons de la placer à un moment où l’attention des participants est moins propice à des conférences.
11h00 – 11h15 : Pause-café
11h15 – 12h15 : Session plénière
Focus par service : présenté par le directeur du département concerné (bilan, défis, opportunités)
💡 Nos conseils : même si la tentation d’ajouter des créneaux pour évoquer de nombreux sujets, essayer de vous limiter tant en nombre d’interventions qu’en durée. Gardez en tête que la durée moyenne de l’attention d’un participant est de 10 minutes – TEDx limite même ses intervenants à 18 minutes maximum de conférence ! Et ce d’autant plus que la veille, au-delà du trajet de la journée passée, vos collaborateurs auront fait la fête, ils seront donc moins alertes qu’à la session plénière d’ouverture, et il faudra les maintenir actif !
– Focus sur un projet en cours ou terminé dans l’année
💡 Nos conseils : Faîtes le présenter par des personnes qui ont contribué activement au projet et qui ne font pas partie de l’équipe dirigeante. Cela les valorisera et captera l’attention de votre auditoire, qui pourra s’identifier à elles.
12h15 – 12h45 : Session de questions & réponses
💡 Nos conseils : Elle est très importante, surtout laissez un créneau suffisant pour ce moment ! C’est le moment pour les participants de poser des questions qu’ils ne demanderont probablement pas après l’événement. En effet, soit ils pourraient ne pas oser contacter les dirigeants en direct, ou bien ils pourraient être de nouveau pris dans leur quotidien et laisseraient passer le sujet.
12h45 – 13h00 : Restitution du séminaire discours de clôture
Soignez la conclusion : c’est la dernière image que vous laissez aux participants.
Résumez le plan d’action défini pendant l’événement, ou les principaux sujets relevés et sur lesquels vous allez travailler.
Si vous le pouvez, diffusez un support récapitulatif du séminaire : une personne de l’équipe organisatrice aura peut-être eu le temps de faire un bref montage de photos ou de vidéos des différentes activités.
Mentionnez aux participants que vous leur enverrez un questionnaire de satisfaction et insistez sur l’importance de le remplir.
Enfin, remerciez les pour leur participation active, et donnez les dernières informations concernant le check out et les départs.
💡 Nos conseils : préparez votre discours en incluant un maximum de notes d’humour et de références à ce qu’il se sera produit pendant le séminaire.
13h00 – 14h30 : Déjeuner / Buffet et placement libre
Après-midi : Départs
Départs assez tôt pour permettre aux collaborateurs de l’entité de Lille de pouvoir rejoindre leur domicile à une heure acceptable.
💡 Nos conseils : adaptez les heures de départ selon la provenance de vos participants. Cela profitera à ceux qui ont des obligations familiales mais également à tous, dans la mesure où un tel événement est riche mais prend de l’énergie, et l’activité de l’entreprise doit continuer les jours suivants !
En résumé
Dans cette hypothèse, nous avons fait le choix d’un agenda dynamique, car l’objectif de notre client est de renforcer la cohésion de ses équipes et la fierté d’appartenance à l’organisation. Aussi, dans la durée allouée de 2 jours, nous avons privilégié un rythme avec beaucoup de variations durant l’événement.
Vous souhaitez créer un programme adapté à votre population, à votre contexte et à votre culture d’entreprise ? Votre budget vous permet ou vous contraint à un agenda différent ? Vous voulez aller plus loin dans le programme ?
Ca tombe bien, chez We Fizz, on adore écouter et comprendre les situations de chaque client, pour ensuite laisser libre court à nos idées et lui faire des propositions adaptées.
Contactez-nous dès maintenant pour une consultation de 15 minutes gratuites et bénéficier de notre expertise !
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